Obchodní dopis a jak na něj

Každý občas potřebujeme napsat nějaký dopis. Ať už se jedná o obchodní dopis partnerům společnosti, žádost o dar, stížnost nebo třeba jen běžný e-mail. Všechny tyto dokumenty mají své náležitosti a standardy, které je nutné dodržovat. Dnes si společně představíme, co všechny by měly obsahovat a jak je formálně upravovat.

Jak by měl obchodní dopis vypadat?

Formálně: Obecné formální úpravy česky psaných obchodních a úředních písemností jsou obsaženy ve dvou technických normách:

  1. Formální úpravu textu upravuje ČSN 016910 (Úprava písemností zpracovaných textovými editory – duben 2007). Podle § 13 a Obchodního zákoníku z 1. 1. 2001 jsou podnikatelské subjekty povinny uvádět údaj o sídle podniku a o jeho registraci v obchodním rejstříku nebo v jiné evidenci, včetně spisové značky na veškeré obchodní korespondenci. Tento údaj může být umístěn na dopisních papírech buď v záhlaví pod adresou odesílatele, nebo v zápatí mezi doplňujícími údaji.
  2. Kvalitu a rozměry dopisních papírů, přesné znění odvolacích údajů a jejich umístění určuje ČSN 88 6101 (Dopisní papíry pro obchodní a úřední korespondenci).

V zápatí stránky jsou předtištěny údaje o bankovním spojení, identifikačním číslu, daňovém identifikačním číslu, internetové adrese, apod. Od 1. 1. 2001 jsou podnikatelé povinni uvádět i údaj o registraci v Obchodním rejstříku a o sídle firmy.

DOPIS: Obchodní dopis by měl být napsaný na počítači běžným písmem, například Arial nebo Times New Roman. Odstavce se neodsazují, pouze se dělají mezery.

E-MAIL: Emailový obchodní dopis by měl být napsán běžným fontem. Pište černě, nepoužívejte barvy, ani různé druhy písma.

Před odesláním se ujistěte se, že bude dopis je bez chyb. Projeďte celý dokument kontrolou pravopisu, ale ještě jednou si ho pročtěte i po vytištění.

Co musí obchodní dopis obsahovat?

  • adresa odesílatele,
  • adresa adresáta,
  • místo a datum vytvoření dopisu,
  • předmět (v emailu) nebo věc (v psaném dopise),
  • oslovení,
  • text dopisu,
  • pozdrav / rozloučení,
  • podpis,
  • popř. přílohy.

Adresa odesílatele a adresáta

Formálně: V záhlaví se uvádí přesný název odesílajícího podniku nebo organizace, její právní forma, případně obchodní značka nebo firemní znak. Dále jeho úplná adresa včetně PSČ a číslo poštovní přihrádky, pokud ji podnik má. Může zde být i logo podniku nebo organizace. Úprava adresy odesílatele není stanovena normou, musí být vytištěna tak, aby bylo možné v pravém horním rohu umístit podací razítko. 

DOPIS: Název a adresa společnosti se uvádí každá na samostatnou linku. Pokud jste na volné noze, před název společnosti napište také své jméno. Pokud má vaše společnost již své hlavičkové papíry, použijte je a nebudete muset tyto informace psát ručně. Adresa odesílatele se uvádí na levé horní části stránky (na obálce i v e-mailu) – na obálce v pravé dolní čtvrtině. Vždy uvádějte celé jméno příjemce, tituly, název společnosti a adresu. Pokud je to nutné, můžete připsat také telefonní číslo.

E-MAIL: Pro e-mail platí vše výše uvedené, jen píšeme adresátovu adresu pod adresu odesílatele s odstupem dvou řádků.

Místo a datum

Formálně: Místo sepsání dopisu se uvádí několik řádků pod adresou odesílatele a zarovnává se doprava.

Pozn. Součástí obchodního dopisu mohou být také odvolací údaje. Odvolací údaje mohou být předtištěny buď ve sloupcové úpravě vpravo nebo vlevo vedle adresového pole, případně v řádkové úpravě pod adresovým polem. Do odvolacích údajů patří: „Váš dopis zn.:“, „Ze dne:“, „Naše zn.:“, „Vyřizuje:“, „Tel.:“, „Fax:“, „E-mail:“, „Datum:“. Odvolací údaj Naše značka může být nahrazen Číslem jednacím. Odvolací údaje slouží ke třídění korespondence a používají se většinou u velkých a státních podniků.

Na stejný řádek jako místo se uvádí také datum. Odděluje se čárkou. Může se psát sestupně: 2013-02-03, nebo vzestupně: 02-03-2013, nebo: 1.2.2013, bez mezer za tečkami. Nejlepší je uvést celé datum, př. „18. července 2017“.

Předmět / Věc

Formálně: Předmět je uveden na samostatném řádku, zarovnán doleva, zvýrazněn tučným písmem.

Předmět e-mailu (a také věc psaného dopisu) by měl být jednoduchý, krátký a výstižný, a informovat, o čem se v e-mailu adresát dočte.

Oslovení

Formálně: Necháváme si odstup dvou řádků.

Na oslovení nesmíme nikdy zapomenout, neb je důležitým ukazatelem úcty. Oslovujeme 5. pádem, za oslovením děláme čárku a pokračujeme v textu opět vynecháním jednoho řádku.

Pokud nevíte, kdo bude váš dopis číst, napište „Do povolaných rukou“. Pokud příjemce příliš dobře neznáte, nejlepší je zvolit „Vážený pane/vážená paní“. Můžete také použít příjmení adresáta například „Vážený pane Nováku.“ Pokud příjemce dobře znáte a udržujete spolu formální vztahy, můžete použít i křestní jméno, například „Milá Jano.“

Obsah dopisu

Formálně: Používá se jednoduché řádkování.

Klíčovou informací každého dopisu je jeho obsah. Neztrácejte čas květnatými slovními spojeními, poetismem a dlouhými větami, snažte se být struční a věcní.

Dejte svému čtenáři jasně najevo, co se mu snažíte sdělit. Adresát odpoví rychle pouze pokud se vyjádříte dost jasně. Pokud čekáte na odpověď, nebo je třeba něco rychle udělat, napište to přímo do dopisu.

Vyhýbejte se příliš formálním dopisům, ale také příliš hovorovým výrazům nebo slangu. Obchodní dopis by měl být přátelský a měl by splnit svůj účel. Vždy dobře přemýšlejte nad tím, jak osobní váš dopis bude. Někdy je dobré být trochu vtipný, ale všeho s mírou. I v případě, že píšete stížnost, snažte se být slušní.

V posledním odstavci shrňte obsah dopisu a dejte najevo, co od adresáta očekáváte.

Závěr

Formálně: Mezi posledním řádkem textu a pozdravem uděláme prázdný řádek, jelikož se pozdrav považuje za další odstavec. Zarovnáme text doleva. Po rozloučení píšeme čárku.

Stejně jako pozdrav i rozloučení naznačuje, jaký máte s adresátem vztah. „S pozdravem“ nebo „Se srdečnými pozdravy“ je většinou nejlepší. Můžete ale zkusit i „srdečně“ nebo „s úctou“. Méně formální, ale stále vhodné je například „Zdraví“, „hezký den“ nebo „děkuji“.

Podpis

Formálně: Vynechte přibližně čtyři řádky. Podpis umisťujeme také z levé strany se zarovnáním. Každý kontakt by měl být na zvláštním řádku.

DOPIS: Pod vlastnoruční podpis píšeme zpravidla titul, jméno, příjmení a funkci pracovníka. Pokud použijete razítko, patří podpis pod něj. Po vytištění dopisu ho na prázdné místo podepište.

E-MAIL: Pod podpis napište na počítači své jméno, telefonní číslo, emailovou adresu a další kontaktní informace. Pokud posíláte email, naskenujte do něho svůj podpis.

Přílohy

Pokud k dopisu přikládáte nějaké přílohy, nezapomeňte je zmínit pod kontaktní informace a uveďte také počet příloh, př. „Přílohy (1): Leták společnosti“.

Doufám, že vám tento článek pomohl se sepsáním vašeho dopisu a příště se podíváme na oblíbený motivační dopis, který je součástí žádosti o zaměstnání.

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Scroll to top